Portrait d’assistante

16/03/2015

Entre ses missions classiques d’assistante et ses multitudes de projets, elle nous fait découvrir l’étendue de son poste et nous montre que tout est possible ! Elle nous raconte comment elle a fait évoluer sa carrière au fil des années…

Pouvez-vous nous expliquer les missions principales qui vous sont aujourd’hui confiées ?

Mon poste d’assistante est très varié et s’articule autour de trois pôles d’intervention : l’organisation, la gestion et la communication. Mon rôle se situe en amont de la prise de décision que je vise à faciliter et à aval pour permettre sa mise en œuvre.
Pour la partie organisation, cela va de l’assistance à l’équipe de direction dans ses déplacements au suivi de dossiers thématiques, à la gestion des courriers, des agendas et de la messagerie, en passant par le secrétariat de séance, la rédaction de modes opératoires ou des fiches de procédure…
Côté gestion, je m’occupe du suivi des budgets de projets scientifiques, de la saisie et liquidation de différents engagements financiers comme les commandes, les contrats ou les ordres de mission.
La dernière partie concerne la communication. Je suis à l’origine de la rédaction et de la mise en œuvre d’une politique de communication interne pour le laboratoire d’Ifremer dans lequel je travaille, la création et de la mise à jour d’un site intranet, d’un espace collaboratif…

Vous travaillez également sur un projet de Gestion Electronique des Documents, dont vous êtes la coordinatrice. Racontez-nous un peu cette expérience.

Je travaille sur un projet de GED avec une équipe d’assistantes de l’Ifremer – Centre de Bretagne depuis mars 2008, bien avant la réforme du BTS assistant manager qui inclut aujourd’hui cette matière dans son programme. Du coup, nous sommes en lien quasi constant avec les BTS de la région et depuis le salon Office Expo, les lycées de toute la France. Une façon de développer la synergie avec les établissements d’enseignement et de fédérer la profession au delà de l’entreprise. J’interviens régulièrement pour parler de notre expérience aux étudiants. C’est une bonne vitrine pour notre entreprise, et c’est très enrichissant pour eux d’avoir des retours d’expériences concrets…

C’est effectivement un poste très polyvalent ! Comment en êtes-vous arrivée là ?

En travaillant dur ! Plus sérieusement, j’ai appris au fil de l’eau, au travers de mes diverses expériences professionnelles. En fait, j’ai souvent changé de poste, c’est la meilleure façon d’acquérir de nouvelles compétences selon moi : j’ai commencé comme assistante RH, puis assistante à la direction d’un centre, assistante administrative dans une direction financière, assistante de direction d’un programme scientifique et maintenant assistante de manager, au sein d’un laboratoire scientifique. La mobilité est très formatrice et permet de se remettre en question. Cela stimule et c’est un réel vecteur de développement…

Quels conseils donneriez-vous aux assistant(e)s pour développer leur potentiel et leur donner envie de s’investir elles aussi dans de nouveaux projets ?

Avec comme maître-mot l’adaptation, la mobilité développe l’ouverture d’esprit et permet de ne pas rester figée sur un mode de fonctionnement, mais plutôt privilégier, au gré de ses expériences professionnelles, le renfort de la polyvalence. Outre que la mobilité me semble un excellent moyen d’apprendre et d’évoluer, je dirais qu’il faut rester en veille sur les domaines technologiques et le métier. Il est souhaitable également d’être force de proposition, même si ce n’est pas toujours évident de se lancer. Il faut oser s’engager et être proactive dans des projets d’organisation du travail, pour continuer à apprendre en visant des missions à haute valeur ajoutée. Bien entendu, cela va dépendre des personnalités de chacun et de son entente avec son manager… Mais rien ne se fait en 5 minutes ! Il faut d’abord gagner sa confiance pour avancer, que le binôme soit solide et productif.

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