Fiche métier : Secrétaire de direction (2)

23/12/2014

4. ACTIVITE PRINCIPALE

4.1. LIEUX D’ACTIVITE

  • L’assistant(e) de direction exerce dans toutes sortes d’entreprises : entreprises privées, publiques ou parapubliques, dans des petites, moyennes ou grandes entreprises.

4.2. DESCRIPTION DE L’ACTIVITE

Les missions varient selon le type d’entreprise, la fonction et le niveau du responsable. De multiples tâches peuvent lui être attribuées.

  • Activités constitutives :
    • Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
    • Classe et archive les documents de la direction.
    • Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes : ?les clients, les fournisseurs…
    • Assure un lien avec et les représentants du personnel, participe à la communication interne et externe, coordonne le planning d’équipes entières, ou encore aide au recrutement.
    • Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
    • Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
    • Réalise et / ou centralise les comptes-rendus.
    • Organise  les déplacements, séminaires.
    • Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
    • Elle (il) peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau.
    • Elle (il) peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service.
    • Elle (il) peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables.
  • Autonomie et responsabilité :
    • Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le directeur.
    • Assure la permanence du service de direction en l’absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d’alléger au maximum le travail de ceux-ci.
    • A accès aux informations parfois confidentielles.?- Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle (il) a connaissance.
  • Activités spécifiques :
  • Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’organisme : rassemble des états récapitulatifs émanant des différents services, les met en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d’activité annuel…) ?- Effectue l’interface avec la cellule gestion et administration?.
  • Assure la gestion comptable du service.
  • Dans une petite entreprise, l’assistant(e) de direction doit faire preuve de polyvalence et d’autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire.
  • Dans une entreprise de taille plus importante, il lui est demandé de plus en plus d’être spécialisée dans un domaine (multimédia, commercial, juridique, ressources humaines, logistique, etc.) et de prendre en charge certains dossiers.
  • Evolution : L’assistant(e) de direction reste plutôt sédentaire et son salaire évolue souvent avec l’ancienneté. Il est à noter que la plupart du temps, sa situation est le résultat d’un long investissement. Les horaires sont généralement réguliers. L’activité peut nécessiter des déplacements occasionnels.

4.3. MACHINES ET OUTILS UTILISES

  • Informatique, téléphone, fax, internet
  • Elle (il) doit maîtriser micro-ordinateur, télécopie, courrier électronique…

4.4. PRODUITS ET MATERIAUX UTILISES

  • Il faut maîtriser tous les outils de communication et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Internet, e-mails.

4.5. PUBLIC ET RELATIONS SOCIALES

  • L’assistant(e)  de direction travaille en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique et ses responsabilités peuvent être très importantes.
  • Elle (il) entretient de fréquents contacts aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur :Commerciaux, clients, responsables de production ou d’expédition, prestataires, fournisseurs.

4.6. EXIGENCES PARTICULIERES

  • Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
  • Bonne présentation
  • Maîtrise d’une ou plusieurs  langues étrangères dont l’anglais
  • Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron
  • Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes?-?- réactivité, capacité à argumenter des décisions
  • Esprit d’initiative, Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
  • Confidentialité, discrétion lui sont demandés.

4.7. TRAVAILLEURS HANDICAPES

  • Sous réserve d’en avoir les capacités professionnelles l’emploi peut être accessible à des travailleurs présentant certains types de handicaps moyennant des adaptations : malvoyance, maladies chroniques et cancers, certains troubles moteurs.
  • Emploi peu compatible avec la cécité, la surdi-mutité.
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